Integritetspolicy
Senast uppdaterad: 20 oktober 2026.
1. Så hanterar vi personuppgifter
När du kontaktar Vemesto, bokar ett möte, använder vår kundportal eller besöker webbplatsen behandlar vi personuppgifter. Här beskriver vi vilka uppgifter vi använder, varför vi behöver dem, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.
Personuppgifter är information som kan kopplas till dig, till exempel ditt namn, din mejladress eller ditt telefonnummer.
Policyn gäller när Vemesto bestämmer varför och hur uppgifterna ska användas. Det kallas att vara personuppgiftsansvarig. Den omfattar också dig som företräder en kund, leverantör eller samarbetspartner.
När vi hanterar personuppgifter åt ett kundföretag gäller i stället kundens instruktioner och vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Läs mer i avsnitt 9.
Vi får uppgifter från dig, företaget du företräder och handlingar som behövs i arbetet. Vid kundkännedom använder vi också externa företags- och kontrollregister, se avsnitt 10.
2. Vem som ansvarar och hur du kontaktar oss
Vemesto Företagsservice AB ansvarar för den behandling som beskrivs här, om inget annat anges.
Organisationsnummer: 559218-0656
Adress: Ståthögavägen 48, 602 23 Norrköping
Mejl: kontakt@vemesto.se
Telefon: 011 470 10 70
Hör av dig om du har frågor om dina uppgifter eller vill använda någon av dina rättigheter.
3. När vi har kontakt
Vi använder namn, kontaktuppgifter, företag, yrkesroll och det du berättar för oss för att besvara frågor, följa upp kontakten och bedöma hur vi kan hjälpa företaget.
Rättslig grund: intresseavvägning. Det betyder att vi väger vårt behov av att hantera kontakten mot ditt intresse av att skydda dina personuppgifter. Vårt berättigade intresse är att besvara förfrågningar och sköta affärskontakter.
Om du själv ska ingå ett avtal med oss kan vi också behöva uppgifter för att förbereda avtalet på din begäran. Det gäller inte automatiskt när du företräder ett aktiebolag.
När vi tar kontakt för att presentera Vemestos tjänster eller boka ett första affärsmöte använder vi namn, kontaktuppgifter, företag och yrkesroll. Syftet är att komma i kontakt med relevanta företrädare för företag som kan ha behov av våra tjänster. För sådan kontakt kan intresseavvägning vara rättslig grund, efter en bedömning av kontaktens relevans och ditt intresse av att skydda dina personuppgifter.
Vi använder offentliga bolagsuppgifter för att hitta ägare, styrelseledamöter, vd och andra relevanta företrädare. Därefter söker vi efter offentligt tillgängliga kontaktuppgifter. Om vi inte hittar dem kan vi ringa företaget och fråga efter rätt person. Uppgifter om dig kan alltså komma från offentliga bolagshandlingar, offentligt tillgängliga kontaktkällor eller företaget du företräder.
Du kan när som helst säga nej till att dina uppgifter används för direktmarknadsföring, även muntligen i samtalet. Då slutar vi använda dem för det ändamålet.
4. När du bokar ett möte
Vi använder Microsoft Bookings för bokningar och Microsoft Teams för digitala möten.
Vi hanterar namn, mejladress, telefonnummer, tid och mötesform samt det du frivilligt berättar om företaget eller din situation. Uppgifterna behövs för att boka och genomföra mötet, skicka bekräftelser och eventuella påminnelser samt hantera ändringar och avbokningar.
Rättslig grund: intresseavvägning. Vårt berättigade intresse är att administrera och genomföra det möte du har efterfrågat.
Formuläret visar vilka uppgifter som behövs för att slutföra bokningen. Beskrivningsfältet är frivilligt. Lämna inte personnummer, hälsouppgifter eller löneunderlag där. Underlag för ett kunduppdrag lämnas genom den kanal vi har kommit överens om.
5. När vi har en affärsrelation
Vi använder kontaktuppgifter, yrkesroll, företagstillhörighet och kommunikation för att sköta relationen med kunder, leverantörer och samarbetspartner. Uppgifter kan också finnas i avtal, fakturor och andra affärshandlingar. I kundportalen använder vi de konto- och behörighetsuppgifter som behövs för åtkomst och samarbete.
Vilken rättslig grund vi använder beror på vad uppgifterna behövs till:
- Intresseavvägning när vi sköter relationen med företaget du företräder. Vårt intresse är att kunna kommunicera, administrera och följa upp samarbetet.
- Rättslig förpliktelse när lag kräver behandlingen, till exempel i vår egen bokföring.
- Avtal när du själv är avtalspart och uppgifterna behövs för att uppfylla avtalet.
- Intresseavvägning för vår egen dokumentation av utfört arbete och för att hantera rättsliga krav. Vårt intresse är att kunna följa upp kvaliteten, visa vad vi har gjort och hantera eventuella tvister.
6. Information om ditt kunduppdrag
Vi använder Accountec för att skicka information till befintliga kunder om det pågående uppdraget. Utskicken innehåller ingen reklam.
Vi använder kontaktuppgifter och uppgifter om kundrelationen. Rättslig grund är intresseavvägning. Vårt berättigade intresse är att hålla företagets kontaktpersoner informerade om arbetet och sådant som påverkar uppdraget.
Vi följer inte upp enskilda mottagares öppningar eller klick i utskicken.
7. AI som stöd i arbetet
Vi använder AI för att analysera, bearbeta och sammanställa material. Personuppgifter kan ingå när vi använder Microsoft 365 Copilot via Vemestos företagskonto och AI Coworker från SEVR Insights.
I övriga AI-lösningar, bland annat ChatGPT, Claude och Taxxa.ai, använder vi avidentifierat material. Även när namn har tagits bort kan andra uppgifter göra det möjligt att identifiera en person. Då gäller dataskyddsreglerna fortfarande.
Ansvar och rättslig grund beror på vilket arbete AI används för. När det gäller ett kundföretags uppgifter gäller också ansvarsfördelningen i avsnitt 9. För mötestranskribering gäller avsnitt 8.
Människor granskar AI-stödda bedömningar och förslag innan beslut som kan få rättsliga eller liknande betydande följder fattas. Vi fattar inte sådana beslut enbart genom automatiserad behandling.
8. Anteckningar och transkribering vid möten
Vid bokade kundmöten kan vi använda Copilot för att omvandla samtalet till text och ta fram ett förslag till sammanfattning. Det används även i möten med befintliga kunder, men inte när vi ringer en första kontakt.
Vi berättar muntligen innan transkriberingen börjar. Om du invänder kan vi i stället anteckna manuellt. När känsliga uppgifter behöver diskuteras, till exempel hälsa eller facklig tillhörighet, pausar vi transkriberingen och för de anteckningar som behövs manuellt.
Syftet är att dokumentera det vi har gått igenom, vad vi har kommit överens om och vad som ska följas upp. Vi granskar anteckningar och sammanfattningar innan de sparas. Tillfälliga transkript raderas manuellt efter granskningen. Ljud, video och fullständiga transkript ingår inte i vårt bestående uppdragsarkiv.
För vår egen mötesdokumentation använder vi intresseavvägning. Vårt berättigade intresse är att dokumentera uppdraget korrekt, följa upp överenskommelser och kontrollera kvaliteten i arbetet. Informationen före mötet är inte i sig ett samtycke.
När vi behandlar uppgifter åt kunden gäller kundens instruktioner och biträdesavtalet. Känsliga uppgifter kräver dessutom särskilt rättsligt stöd. Det gäller även om vi antecknar manuellt. En intresseavvägning räcker inte ensam för sådana uppgifter.
Granskade anteckningar som behövs för att dokumentera vårt utförda arbete sparas enligt avsnitt 14. Den bevarandetiden gäller inte automatiskt råmaterialet från transkriberingen.
9. När vi hanterar uppgifter åt kunden
I exempelvis löneadministration behandlar vi uppgifter enligt kundens instruktioner. För den behandlingen är kunden personuppgiftsansvarig och Vemesto personuppgiftsbiträde. Det betyder att kunden bestämmer ändamålet och att vi hanterar uppgifterna åt kunden.
Arbetet regleras i ett separat personuppgiftsbiträdesavtal. Kunden ansvarar för rättslig grund och information till de personer vars uppgifter behandlas. Vemesto ansvarar för sina skyldigheter som biträde.
För vår egen affärsadministration, egen uppdragsdokumentation och skyldigheter enligt penningtvättslagen har vi ett eget ansvar. Ansvarsfördelningen avgörs av vad uppgifterna används till, inte bara av vilket system de finns i.
10. Kundkännedom och penningtvätt
Vi behöver känna våra kunder och följa lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Därför kontrollerar vi bland annat företagsuppgifter, ägarförhållanden och vem som ytterst äger eller kontrollerar företaget, så kallad verklig huvudman.
Vi använder Accountec som stöd för kundkännedom, frågor till kunden samt kontroller av politiskt utsatta personer, PEP, och sanktionslistor. Uppgifterna kan omfatta namn, personnummer, kontaktuppgifter, styrelseuppdrag, ägande och kontrollresultat. Vi får dem från kunden, företagets företrädare och externa företags- och kontrollregister.
Rättslig grund: rättslig förpliktelse. Vemesto ansvarar för behandlingen. Känsliga uppgifter behandlas inom ramen för de särskilda lagregler som gäller.
När lagens förutsättningar är uppfyllda ska vi utan dröjsmål rapportera till Finanspolisen. Det kräver inte kundens samtycke. Lagens tystnadsplikt och meddelandeförbud kan hindra oss från att berätta om en särskild bedömning eller rapportering. Reglerna kan också begränsa vilka besked vi får lämna när någon begär tillgång till sina uppgifter.
11. När du besöker webbplatsen
Webbplatsen använder Elementor Hosting och Cloudflare för drift, säkerhet och prestandamätning. Tekniska uppgifter kan omfatta IP-adress, anslutningsinformation, webbläsare, besökt webbadress och tidpunkt.
Prestandamätningen visar bland annat hur snabbt sidor laddas och om tekniska fel uppstår. I den nuvarande hostingmiljön skickas sådana mätuppgifter även innan du har godkänt statistik i cookieinställningarna. Elementors mätning kan också innehålla frågeparametrar, alltså den extra information som ibland finns efter ett frågetecken i webbadressen.
Webbplatsens typsnitt lagras och hämtas från vår egen webbplats. Din webbläsare behöver därför inte ansluta till Google för att hämta typsnitten.
Vi använder intresseavvägning för personuppgifter som behövs för drift, säkerhet och felsökning. Vårt berättigade intresse är en fungerande och säker webbplats. Prestandauppföljningen används för att upptäcka fel och följa webbplatsens tillgänglighet och funktion. Typsnitten används för en läsbar och konsekvent presentation.
Cookieval
Du gör dina cookieval i Cookiez, Elementors lösning för cookiesamtycke. Du kan acceptera, avvisa eller anpassa valfria kategorier och ändra valet via knappen ”Cookies”. Nödvändiga cookies används bland annat för säkerhet och för att minnas ditt val.
Ditt val sparas i webbläsaren i 180 dagar. Cookiez Free sparar enligt Elementor en separat samtyckeslogg i 30 dagar. Den innehåller samtyckes-ID, land, valda kategorier, status och tidpunkt. När loggen innehåller personuppgifter behandlas de för att dokumentera cookieval och visa samtycke, med rättslig förpliktelse som grund.
För valfria cookies och liknande tekniker använder vi samtycke där det krävs. Cookievalet styr inte automatiskt all teknisk behandling som beskrivs ovan. Att en funktion ingår i hostingtjänsten innebär inte att den automatiskt är undantagen från samtyckeskrav.
Teknisk lagring
Elementor anger att uppgifter sparas så länge de rimligen behövs för tjänsten, rättsliga och avtalsenliga skyldigheter samt hantering av tvister. Det är leverantörens generella kriterier. Vi har ännu inte kunnat bekräfta särskilda lagringstider för hostingens server- och säkerhetsloggar eller Elementors prestandamätning. Dessa uppgifter behöver kompletteras.
Läs mer om cookies, ändamål och lagringstider i vår cookiepolicy: cookiepolicyn. Du kan också kontakta kontakt@vemesto.se.
12. Vilka som kan få del av uppgifterna
Tillgång begränsas till dem som behöver uppgifterna i sitt arbete. Vi anlitar leverantörer för bland annat IT-drift, säkerhet, mejl, mötesbokning, digitala möten och ekonomiadministration.
Beroende på uppdrag och funktion kan det vara Fortnox, Mynt, Lerry AI, Accountec, Oxceed, Timesystem, Microsoft 365, SEVR Insights med AI Coworker och Abax. För webbplatsen används även Elementor och Cloudflare. Alla leverantörer får inte tillgång till alla uppgifter.
När en leverantör hanterar uppgifter åt oss ska det regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal. En leverantör kan också ha ett eget ansvar för viss behandling. Vilken roll som gäller beror på hur uppgifterna används.
Vi lämnar också uppgifter till myndigheter när lag kräver det, bland annat vid rapportering enligt penningtvättslagen. Vi säljer inte personuppgifter.
13. När uppgifter behandlas utanför EU/EES
Moln- och webbplatstjänster kan innebära att uppgifter behandlas utanför EU/EES, även genom support eller underleverantörer. Det räcker därför inte att själva servern finns inom EU/EES för att all behandling ska ske där.
Accountecs biträdesavtal listar Sentry i USA för felloggning, med namn och mejladress som angivna uppgifter. Accountec uppger att överföringar skyddas enligt GDPR, exempelvis med EU:s standardavtalsklausuler. Sentrys publicerade villkor anger EU–US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler som reserv om ramverket inte gäller. Det innebär inte att alla uppgifter i portalen skickas till USA.
Elementor uppger att behandling kan ske bland annat i Israel, EU och USA. De hänvisar till EU-kommissionens beslut om tillräcklig skyddsnivå för Israel och standardavtalsklausuler för överföringar till länder som saknar ett tillämpligt sådant beslut.
För en överföring krävs stöd enligt GDPR. Det kan vara ett beslut om tillräcklig skyddsnivå eller standardavtalsklausuler med de extra skydd som behövs. Ett biträdesavtal räcker inte ensamt.
För AI Coworker från SEVR Insights saknar vi ännu tjänstens biträdesvillkor och fullständiga uppgifter om underleverantörer, behandlingsländer, lagring och radering. Informationen om tjänsten behöver kompletteras.
Kontakta kontakt@vemesto.se om du vill veta mer om överföringar som berör dina uppgifter eller få information om eller en kopia av de relevanta skyddsåtgärderna.
14. Hur länge vi sparar uppgifter
Vi sparar uppgifter så länge de behövs för sitt ändamål eller för att uppfylla krav som gäller för handlingen. När uppgifterna inte längre behövs ska de raderas, om inte lag kräver att de sparas.
- Förfrågningar som inte leder till en kundrelation: högst 12 månader efter sista sakliga kontakt, och kortare om uppgifterna inte längre behövs.
- Första mötesbokningar som inte leder till en kundrelation: högst 12 månader efter genomfört eller avbokat möte, och kortare om uppgifterna inte längre behövs.
- Kontaktuppgifter i affärsrelationer: så länge de behövs för samarbetet. Uppgifter i avtal, bokföring eller vår egen dokumentation följer de tider som gäller för respektive handling.
- Dokumentation av vårt utförda redovisningsarbete: tio år. Den behövs för att följa upp och visa hur arbetet har utförts, enligt de yrkeskrav vi följer i vår auktoriserade yrkesutövning.
- Dokumentation av vårt utförda lönearbete: minst tio år enligt de yrkeskrav vi följer. Längre bevarande kräver ett fortsatt behov och rättsligt stöd.
- Löneunderlag som vi hanterar åt kunden: enligt kundens instruktioner, arkiveringsplan och de krav som gäller för uppgifterna. Tio år gäller inte automatiskt allt löneunderlag.
- Vår egen bokföring: till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller bokföringsmaterial, inte all kundkommunikation.
- Uppgifter som omfattas av penningtvättslagens bevarandekrav: normalt fem år. Vid en kundrelation räknas tiden från att affärsförbindelsen upphör. I andra fall räknas den enligt lagens regler från åtgärden, transaktionen eller beslutet att avstå från en misstänkt transaktion. När lagen medger det och det behövs för att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt eller finansiering av terrorism kan tiden förlängas till sammanlagt högst tio år.
- Cookieval i webbläsaren: 180 dagar. Samtyckesloggar i Cookiez Free: 30 dagar enligt Elementor. För övrig teknisk lagring, se avsnitt 11 och cookiepolicyn.
Tiden för vår egen dokumentation av redovisnings- och lönearbete räknas från det utförda arbetet eller det år arbetet avser. Bara anteckningar som behövs för att dokumentera det utförda arbetet omfattas. Tillfälliga mötestranskript raderas efter granskningen, se avsnitt 8.
Uppgifter kan behöva sparas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga krav. Behov och lagringstid bedöms för den aktuella behandlingen.
Uppgifter som vi hanterar som biträde återlämnas eller raderas enligt kundens instruktioner och biträdesavtalet, med hänsyn till lagkrav.
15. Dina rättigheter
Du kan kontakta oss för att få veta vilka uppgifter vi har om dig och begära en kopia. Du kan också begära att fel rättas och, när förutsättningarna är uppfyllda, att uppgifter raderas, att användningen begränsas eller att uppgifter lämnas ut i ett format som går att föra vidare till en annan aktör.
Du har rätt att invända mot behandling som grundas på intresseavvägning. Vi prövar då om det finns skäl att fortsätta behandlingen enligt GDPR.
När vi använder samtycke som grund kan du återkalla det. Det påverkar inte den behandling som redan har skett med stöd av samtycket.
Rättigheterna har vissa begränsningar. Vi kan exempelvis behöva behålla uppgifter enligt lag. Penningtvättslagens regler kan också hindra oss från att lämna vissa besked.
Mejla kontakt@vemesto.se. Vi kan behöva kontrollera din identitet för att skydda uppgifterna. Om din begäran gäller uppgifter som vi enbart hanterar åt en kund hjälper vi till att föra frågan till rätt person hos kunden.
Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY: imy.se.
16. Så skyddar vi uppgifterna
Vi arbetar med tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda uppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och otillåten användning. Det omfattar bland annat behörighetsstyrning och rutiner för hur information hanteras.
17. När policyn ändras
Vi uppdaterar policyn när vår hantering eller de krav som gäller förändras. Den aktuella versionen finns på webbplatsen med uppdateringsdatum. Vid större ändringar bedömer vi om de berörda behöver få särskild information.
Senast uppdaterad: 20 oktober 2026.